Sistem pemantauan profitabilitas proyek untuk perusahaan jasa
Menghitung untung rugi tiap proyek di perusahaan yang biaya terbesarnya berupa gaji, dengan orang yang dipakai bergantian antar proyek.
Konteks
Perusahaan jasa software menjalankan banyak proyek sekaligus. Komponen biaya terbesarnya adalah gaji orang yang mengerjakan, jauh di atas perangkat keras dan lisensi. Selama ini pertanyaan tentang keuntungan tiap proyek hanya bisa dijawab dengan perkiraan.
Datanya sebenarnya tersedia, hanya bentuknya tidak cocok untuk perhitungan itu. Gaji tercatat per orang per bulan, proyek berjalan lintas bulan, dan satu orang tidak bekerja eksklusif untuk satu proyek.
Persoalannya
Satu orang mengerjakan beberapa proyek dalam bulan yang sama
Seorang engineer bisa dialokasikan 50 persen di proyek A, 30 persen di proyek B, dan sisanya di pekerjaan internal. Tanpa mencatat porsi tersebut, biaya orang itu tidak bisa dibebankan secara adil, baik kalau dibebankan penuh ke satu proyek maupun kalau dibagi rata.
Komposisi tim berubah tiap bulan
Alokasi bulan Januari tidak mewakili bulan Juli. Satuan pencatatannya karena itu berupa kombinasi orang, bulan, dan proyek. Model datanya perlu tiga dimensi sejak awal, karena penyederhanaan ke dua dimensi akan menghasilkan angka yang benar hari ini dan keliru enam bulan kemudian.
Angka gaji tidak boleh bocor, termasuk lewat angka agregat
Batasan ini paling banyak menentukan bentuk sistemnya. Perhitungan membutuhkan angka gaji, tapi orang yang berhak melihat laporan profitabilitas belum tentu berhak melihat gaji siapa pun. Ada pula kasus yang lebih halus: total biaya proyek beranggota dua orang praktis membocorkan gaji keduanya. Yang dibatasi karena itu bukan hanya kolom gaji, tapi juga sampai level agregat mana laporan boleh ditampilkan kepada siapa.
Orang yang tidak teralokasi tetap digaji
Waktu menganggur adalah kerugian nyata yang tidak muncul di laporan mana pun karena tidak menempel ke proyek tertentu. Setelah alokasi dicatat per orang per bulan, sisa persentase yang tidak terpakai terlihat dengan sendirinya. Keluaran ini termasuk yang paling banyak mengubah cara pandang manajemen.
Keputusan yang diambil
Berikut alternatif yang ditolak dan alasannya.
Alokasi dicatat dalam persentase, bukan jam kerja
Pencatatan per jam lebih akurat secara teori, tapi menuntut disiplin timesheet harian dari puluhan orang. Timesheet yang diisi asal-asalan menghasilkan angka yang lebih menyesatkan daripada tidak ada angka sama sekali. Persentase bulanan yang disepakati atasan memang lebih kasar, tapi jauh lebih mungkin benar.
Biaya di luar SDM dicatat terpisah
Lembur, komisi, hosting, transportasi, dan perjalanan tidak dilebur ke dalam biaya orang. Penggabungan akan membuat angkanya lebih ringkas tapi sulit ditelusuri saat ada pertanyaan tentang penyebab kerugian sebuah proyek.